Hoe bereid je een webinar of livestream voor?

Camera’s en microfoons zijn het makkelijke deel. Of kijkers blijven hangen, hangt af van de inhoudelijke voorbereiding. Dit is het draaiboek dat we met klanten doorlopen voordat we gaan opbouwen.

Stap 1: kies vorm en tijdstip

Begin met de opstelling: een kleine setting, een informele setting op een bank, of een talkshow met tafel en gasten. De vormen van webinars en livestreams staan naast elkaar in een apart artikel.

Plan de uitzending daarna niet te vroeg op de dag. Licht, camera’s, geluid en decor moeten eerst opgebouwd en getest worden. Wij plannen livestreams meestal tussen 13.00 en 19.00 uur.

Stap 2: nodig je kijkers uit

Bij een interne livestream stuur je medewerkers een uitnodiging per mail, of hang je posters op. Met een aanmeldlink weet je vooraf hoeveel mensen er kijken.

Bij een externe livestream werkt een post op social media, een nieuwsbrief of een eventpagina.

Stap 3: kies het platform

Vanuit de regiekamer kan de uitzending bijna overal naartoe. Voor publiek buiten je organisatie kiezen we vaak YouTube of LinkedIn. Het kan ook verticaal, naar Instagram of TikTok.

Voor interne communicatie, zoals een townhall voor medewerkers, gebruiken we meestal een interactief platform. Daarop kun je:

• de aanmelding vooraf automatisch per mail regelen;
• quiz- en pollvragen stellen tijdens de uitzending;
• achteraf uitgebreide statistieken bekijken en leren van je stream.

Kijkers doen zo actief mee en voelen meer verbinding met wie er aan tafel zit.

Stap 4: host, moderator en gasten

Een goede host houdt het gesprek op gang en zorgt dat onderwerpen niet te lang duren. Hij of zij luistert, vraagt door en vat samen. Uit het hoofd leren hoeft niet: met kaartjes waarop de onderwerpen staan, kom je een heel eind.

Achter de schermen zit een moderator. Daar komen alle vragen van kijkers binnen. De moderator kiest er een paar uit en geeft ze door aan de host.

Vraag gasten op tijd hun agenda vrij te houden, zodat ze zich kunnen voorbereiden. Kan iemand er niet bij zijn, dan kan diegene inbellen. En heb je de ruimte: nodig publiek uit. Dat geeft een levendige achtergrond en echte reacties tijdens de uitzending.

Stap 5: de opbouw van de uitzending

Een vaste opbouw geeft kijkers houvast:

1. Countdown. Zo’n tien minuten vooraf: wachtmuziek en een klok in je eigen huisstijl. Kijkers druppelen binnen.
2. Cold open. De host vat kort samen wat er komt en sluit af met een vraag die nieuwsgierig maakt, zodat mensen blijven kijken voor het antwoord.
3. Leader. Een kort vormgevingselement in je huisstijl.
4. De uitzending zelf.

Je presentatie zonder gesleep met slides

Je publiek zit niet te wachten op een reeks dia’s. Zeker niet in een webinar. Vijf regels voor wie zelf presenteert:

• Kijk vooruit. Besteed hooguit 20% aan wat er was. De rest gaat over koers en plannen.
• Vertel een verhaal. Mensen onthouden momenten, geen lijstjes. Houd het bij maximaal vijf punten.
• Houd het kort. Na twintig minuten haken mensen af. Wat belangrijk is, past daarin.
• Laat de briefjes thuis. Moet je je verhaal voorlezen, dan ben je nog niet klaar om het te vertellen. Oefen tot je het kent.
• Maak het leuk. Weet je wat je wilt zeggen en heb je het geoefend, dan komt de flow vanzelf.